集團電話具有的功能一般有：分機多等級管理、聲訊限撥號碼、會議電話、縮位撥號、熱線服務、群呼、遇忙回叫、呼叫轉移、呼出限制、呼叫等待、停電自動轉移等功能。是現代化辦公中常用的通訊管理手段,使電話管理者可集團性管理外線來電與內線呼出。

   集團電話是企業通訊系統中的重要組成部分，主要作用為 分機話務處理、中繼話務處理、話務控制管理、語音提示處理以及基于網絡技術的話務處理、基于光纖數字中繼處理和無線的移動終端的、內部信息傳遞等功能整合。
   集團電話外線指接入集團電話中的外線總數，可根具話務量大小安排外線數量。分機是您為員工所安排的的電話數量。
　 安裝集團電話的好處：內部之間的通話可以不經過上級市話局，從而為公司減省話費，又減輕了市話局及其到用戶交換機中繼線的話務量和投資。安裝集團電話設備，為貴公司每一名員工安排一部分機，外線打入由前臺（或電腦話務員）進行信息處理，這樣在節約費用的同時，對于外線打入者也會以最快的速度與要聯系的人聯系上。如沒有安裝集團電話，這樣您很可能失掉了一次在第一時間與您客戶聯系的機會；這項工作交給集團電話來處理，在分機占線或無人接聽時集團電話會按您的需要把電話轉到另一處分機；如您安裝了語音信箱設備，會把此電話轉到您自已的信箱中讓客戶留言。多種情況下您對直線電話的管理只能憑借您員工的自覺性，話費管理也是集團電話的一大功能：它會按您的安排為每一分機安排一個密碼，如果您離開座席，不知道密碼的人無法使用您的分機。安裝計費功能后，您也可對電話費用管理提出您新的看法來。計費系統會告訴您哪一位員工所打的電話費用最多或最少，打出的電話號碼及總費用。
用戶一般撥打外線和內部分機方法
A. 提機內線：電話提機，先撥一位接入碼（如0或9）再撥您要撥的號碼。例打52757212這個號碼，即電話提機撥0再撥52757212對方振鈴摘機即可通話。撥打分機如805分機，則電話提機撥805對方振鈴摘機即可通話。

B．提機外線：電話提機，直接撥您要撥的號碼。例打52757212這個號碼，即電話提機撥52757212對方振鈴摘機即可通話。撥打分機如805分機，則電話提機撥＃805對方振鈴摘機即可通話。