數條或多條外線可以分配給數十、上百個員工使用。

   為貴公司每一名員工安排一部分機，外線打入首先聽到“歡迎至電ⅹⅹ公司，請撥分機號，查號請撥0”的一段電腦話務員進行信息處理（也可人工轉接），這樣在節約費用，節約人工的同時，對于外線打入者也會以最快的速度與要聯系的人聯系上。

第二點：自由轉接電話。

   外線電話打進來可通過分機轉接，而不用跑來跑去接電話或來回找人接電話。

     分機可以打內線(分機) 和外線，分機間可以無限制轉接，外線轉接音樂等待，代接內線或外線，秘書征詢轉接，任意定義值班分機，自動選擇空閑外線或指定外線出局。

   外線呼入可分組響鈴、免打擾功能、強插監聽外線或內線、電話會議（三方或五方）、呼叫離位轉移、長途和特殊信息臺限制撥打、可自定義分機號碼、電腦語音問候（國產機一般內置于主機、進口機需要單獨配置）。

      如沒有安裝電話交換機，外線打進占線或無人接聽使您很可能失掉了一次在第一時間與客戶聯系的機會；這項工作交給電話交換機來處理，遇忙轉移和立即轉移會按您的需要把電話轉到您身邊一處分機。

　 也可安裝語音信箱設備，就會把此電話轉到您自已的信箱中讓客戶留言。

第三點：控制電話費用。

   可根據需要，限制各部分機撥打國際、國內長話、市話或只能打內部電話。

   安裝電話交換機設備，內部之間的通話是不經過上級市話局，就不會產生話費，又減輕了市話局及其到用戶交換機中繼線的話務量和投資。

     電話交換機話費管理優勢：它會按您的安排為每一分機安排一個密碼賬號，給員工指定分機。安裝計費功能后，計費系統會告訴您每一位員工所打出的電話號碼及費用。您就可對每位員工的電話費用有帳可查，比憑借員工自覺性的被動管理更有效。